Fonctionnement

1. Le profil de la société

Vous énoncez les faits une seule fois : dénomination sociale, numéro de société, territoire de constitution, date de constitution et date anniversaire qui en découle, fin d'exercice, exemption ou non des exigences relatives aux particuliers ayant un contrôle important, et statut.

Deux éléments sont déclarés par vous et jamais déduits, à dessein. Le fait que la société ait demandé la déduction accordée aux petites entreprises fait passer la date d'exigibilité du solde de deux à trois mois après la fin de l'exercice, et trancher cela pour vous relèverait de la qualification fiscale. Et la fin des périodes de déclaration d'un inscrit trimestriel ou mensuel à la TPS/TVH est fixée par l'inscrit lui-même sous le régime de la Loi sur la taxe d'accise : elle ne peut donc pas être déduite de la seule fin d'exercice.

Tant que vous n'avez pas répondu, Standkeep affiche la date la plus rapprochée, jamais la plus éloignée — une question sans réponse peut donc rendre un rappel hâtif, jamais tardif. Un inscrit infra-annuel à la TPS/TVH qui n'a pas déclaré la fin de ses périodes n'obtient aucune date de TPS/TVH et reçoit une invitation à les fournir, plutôt que des dates inventées.

Les enregistrements extraprovinciaux et les comptes de programme de l'ARC sont consignés séparément, parce qu'ils comportent leurs propres obligations et parce qu'être enregistré dans une province n'équivaut pas à y être constitué.

2. Le calendrier

Un moteur de règles transforme le profil en obligations datées. Chacune porte la règle dont elle provient, la période visée, la date d'exigibilité, ce qu'il faut déposer, le portail visé et ce qui arrive en cas d'omission.

Chaque échéance est la fin d'une période, et le calendrier en montre les deux bouts : le premier jour où un dépôt est accepté et le dernier. Lorsqu'une loi ou un registre indique le jour d'ouverture, Standkeep l'indique — une déclaration fédérale s'ouvre à l'anniversaire, une déclaration de la Nouvelle-Écosse le premier jour du mois de l'anniversaire, une revue de registre le premier jour de l'exercice. Lorsque la source ne fixe que l'échéance, la date la plus hâtive affichée est celle à partir de laquelle l'échéance est calculée, et le calendrier le dit, plutôt qu'un jour que personne n'a publié. Les rappels se calculent toujours à partir de la seule échéance.

La date affichée est toujours la date légale. Lorsque la source d'une règle prévoit qu'une échéance tombant un jour de fin de semaine ou un jour férié est respectée le jour ouvrable suivant — l'ARC le prévoit; Corporations Canada, non — Standkeep consigne ce jour d'ouverture suivant à côté de la date légale et cite séparément la source de ce report. La date légale régit toujours le statut et les rappels : aucun rappel n'arrive donc en retard d'un jour.

Le calendrier des jours fériés est calculé à partir de la Loi d'interprétation et de la Loi instituant des jours de fête légale plutôt que recopié d'une liste publiée, parce qu'une liste recopiée s'épuise et cesse silencieusement de reporter les échéances futures.

Ce qui est suivi

3. Les dates qui vous attendent

Certaines échéances ne découlent de rien que Standkeep puisse connaître. Le délai d'une assemblée annuelle court à partir de la dernière assemblée ; les quinze jours pour déclarer une modification au registre des particuliers ayant un contrôle important courent à compter du jour où elle a été inscrite. 24 règles fonctionnent ainsi, et le moteur ne devine jamais : tant que vous n'avez pas consigné l'événement, ces obligations n'affichent aucune date plutôt qu'une date vraisemblable.

Consigner un événement, c'est une date et, si vous le souhaitez, une note, depuis la page de la société ou l'application. Standkeep ne vous propose que les événements que les règles de votre propre territoire utilisent réellement. Le même événement le même jour est le même événement : soumettre deux fois ne peut pas créer une seconde obligation, et supprimer un événement supprime l'obligation qu'il ancrait.

4. Les rappels

Les rappels sont le produit : ils sont donc conçus pour ne pas échouer en silence. Une tâche quotidienne détermine quels rappels sont exigibles, les envoie par un service de courriel transactionnel et consigne l'identifiant du message auprès de l'obligation. Chaque envoi est indexé sur l'obligation et le délai, de sorte qu'une reprise de la tâche n'envoie rien deux fois.

Une obligation annuelle reçoit une série de sept avis avant la date. Un inscrit mensuel à la TPS/TVH y serait noyé : les périodes infra-annuelles reçoivent donc une série plus courte. Un envoi échoué est repris le lendemain et, après trois échecs, l'exécution déclenche une alerte au lieu de se taire.

Chaque société dispose aussi de son propre flux de calendrier. Abonnez-vous-y depuis Outlook, Calendrier Apple ou Google Agenda et les obligations apparaissent à côté du reste de votre semaine. Les notifications poussées de l’application mobile suivent leur propre horaire et leurs propres registres : une notification en échec ne peut donc pas perturber le courriel qui porte le même rappel.

5. La preuve

Quand vous déposez quelque chose, joignez la confirmation à l'obligation qu'elle prouve. Les fichiers sont versionnés, conservés dans un compartiment privé au Canada et lus uniquement au moyen de liens signés de courte durée. Rien n'est public et aucun nom de fichier ne révèle ce qu'il contient.

6. Les documents que vous devez rédiger vous-même

Certaines obligations ne se déposent nulle part : les résolutions annuelles qu'un administrateur unique signe en lieu et place d'une assemblée, et l'examen annuel du registre des particuliers ayant un contrôle important. Standkeep produit les deux, en français ou en anglais, sous forme de document que vous pouvez modifier et signer. Les noms que vous saisissez dans un modèle ne sont jamais conservés, sauf si vous choisissez de garder le résultat dans le coffre-fort.

7. Sur votre téléphone

Il existe une application iOS et Android, gratuite dans l’App Store et sur Google Play. Elle affiche le même tableau de bord et le même calendrier, en français ou en anglais selon votre appareil, et elle consigne les événements dont certaines échéances dépendent. Elle se connecte comme ce site : votre adresse courriel, votre mot de passe, et votre code d’authentification si vous en avez configuré un.

Les notifications poussées fonctionnent : activez-les dans l’application et un avis arrive selon la même échelle que les courriels. Elles ne remplacent jamais le courriel — c’est le courriel qui est le rappel, et il est envoyé qu’une notification passe ou non.

Sur votre téléphone

8. Récupérer vos données

Exportez en tout temps, en un seul fichier, tout ce que détient l'organisation — sociétés, obligations, documents, ainsi que les billets de soutien et les suggestions que vous avez écrits. La suppression du compte est un bouton, pas une demande au soutien.