Confidentialité

1. Qui est visé

La présente politique vise standkeep.ca ainsi que les courriels et documents que Standkeep vous envoie. Standkeep dessert des sociétés partout au Canada, y compris au Québec : elle est donc rédigée au regard de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et de la Loi 25 du Québec ensemble, et suit la plus stricte des deux.

2. Ce qui est recueilli

Renseignements de compte

Votre adresse courriel, la langue choisie, la date de votre dernière connexion et celle de la création du compte. Votre mot de passe n’est conservé que sous forme d’empreinte salée irréversible, et le secret du second facteur uniquement sous forme chiffrée.

Renseignements sur la société

Ce dont les règles ont besoin pour produire un calendrier : dénomination sociale, numéro de société, territoire de constitution, dates de constitution et d'anniversaire, fin d'exercice, statut, enregistrements extraprovinciaux, identifiants et fréquences de déclaration des comptes de programme de l'ARC, ainsi que les déclarations que vous faites au sujet de la déduction accordée aux petites entreprises et de vos périodes de déclaration de la TPS/TVH.

Les documents que vous téléversez

Les fichiers que vous choisissez de joindre à titre de preuve et les notes que vous inscrivez sur une obligation. Standkeep ne les lit à aucune autre fin que de les conserver et de vous les rendre.

Les factures, si votre société les émet ici

Les personnes et entreprises que votre société facture et ce qu'elle leur a facturé : le nom d'un client et, si vous les ajoutez, un courriel et — pour une entreprise seulement — son adresse, puisqu'une personne facturée en son propre nom n'a aucun champ d'adresse; les lignes, taxes et totaux de chaque facture et note de crédit; les paiements que vous inscrivez comme reçus; les modalités de paiement et les autres textes que vous rédigez; et votre logo, dont les métadonnées d'emplacement et d'auteur sont retirées avant la conservation. Depuis le 15 septembre 2026, également les fournisseurs qui facturent votre société et leurs factures telles que vous les consignez — un fournisseur facturant en son propre nom est conservé avec un nom et, si vous l'ajoutez, un courriel, jamais une adresse — et la facture elle-même si vous la joignez. Ces renseignements sont détenus pour le compte de votre société, de même que, depuis le 14 septembre 2026, la trace de chaque courriel que vous envoyez — à partir d'un document émis, d'un reçu pour un paiement que vous inscrivez, ou d'un état de compte d'un client : l'adresse de destination, l'objet et le mot d'accompagnement, et l'identifiant de message retourné par le fournisseur de courriel. Standkeep n'envoie une facture par courriel que si vous le lui demandez — depuis la page du document ou, si vous activez les rappels de factures échues, trois rappels fixes après l'échéance ou, si vous activez les reçus, un reçu quand vous inscrivez un paiement, ou, selon la planification d'une facture récurrente que vous réglez pour l'envoi, cette facture — PDF joint et réponse dirigée vers l'adresse de votre propre société; il ne perçoit aucun paiement et ne transmet aucune partie de tout cela à un modèle de langage. Le client qui interroge Standkeep sur ses renseignements est dirigé vers votre société.

Vos registres de société

Les registres que votre loi constitutive oblige votre société à tenir : les noms de vos administrateurs, dirigeants et actionnaires, la fonction de chacun, le nombre et la catégorie des actions, les dates de début et de fin de chaque inscription, et l'adresse aux fins de signification que publie un registre. Ce sont les premiers renseignements consignés ici au sujet de personnes qui ne sont pas des utilisateurs de Standkeep, et ils sont détenus pour le compte de votre société, puisque c'est elle que la loi oblige. Standkeep ne les consulte pour prendre aucune décision concernant qui que ce soit, et aucune partie n'est jamais transmise à un modèle de langage. Aucun registre ne contient de date de naissance, d'adresse résidentielle ni de juridiction de résidence fiscale; votre registre des particuliers ayant un contrôle important demeure donc un document que vous téléversez plutôt que des données détenues ici. La personne nommée à votre registre qui interroge Standkeep à ce sujet est dirigée vers votre société : lui répondre directement révélerait que votre société est cliente.

Soutien et suggestions

Ce que vous écrivez dans un billet de soutien ou une suggestion et — lorsqu'un billet est ouvert sans compte — une empreinte à sens unique de l'adresse d'origine, servant à limiter l'usage abusif du formulaire non authentifié.

Facturation

Une référence client et un état d'abonnement provenant du fournisseur de paiement. Les numéros de carte vont directement au fournisseur de paiement et ne sont jamais reçus par Standkeep.

La vérification gratuite

Le numéro de société consulté, la langue et la réussite ou non de la consultation. Aucune adresse IP ni identifiant de session n'est conservé : une consultation enregistrée ne peut donc être rattachée à une personne. Votre adresse IP est lue pour limiter le débit du formulaire et conservée en mémoire uniquement le temps de cette fenêtre; elle n'est jamais écrite dans la base de données.

3. Ce qui n'est jamais recueilli

Aucun numéro d'assurance sociale, aucune coordonnée bancaire, aucune adresse résidentielle et aucune date de naissance — aucun champ du système ne peut en contenir, ce qui explique que le registre des particuliers ayant un contrôle important demeure un document que vous téléversez plutôt que des données détenues ici. Le seul endroit où vous rédigez un texte libre destiné à quelqu'un d'autre — les modalités de paiement imprimées sur vos factures — est conservé tel que vous l'écrivez; indiquez-y donc une adresse de virement Interac plutôt qu'un numéro de compte. Et aucune donnée d'authentification pour un service gouvernemental. Des tests automatisés font échouer la compilation si une colonne pour une donnée d'authentification, une date de naissance ou une adresse résidentielle est ajoutée.

4. Pourquoi c'est recueilli

Pour produire votre calendrier légal, envoyer les rappels que vous avez demandés, conserver la preuve que vous téléversez, répondre à vos demandes de soutien, vous facturer, et garder le service sécuritaire et fonctionnel. Standkeep ne vend pas de renseignements personnels, n'en communique pas à des fins publicitaires et ne s'en sert pas pour entraîner des modèles.

5. Où c'est conservé, et ce qui sort du Canada

La base de données et le stockage documentaire se trouvent dans la région Canada (Centre), et depuis le 4 septembre 2026 le traitement effectué par l'application s'y déroule également, dans la même région. Cinq fournisseurs traitent certains renseignements à l'extérieur du pays : le courriel transactionnel, qui transporte votre adresse et le contenu d'un rappel, d'un message de connexion ou d'un avis de sécurité, et — seulement quand vous en envoyez une — un devis, une facture, une note de crédit, un reçu ou un état de compte avec l'adresse de votre client, votre mot d'accompagnement et le PDF ; le fournisseur de paiement, qui conserve votre adresse courriel ainsi que le nom et l'adresse de facturation recueillis au moment du paiement ; l'exploitation de la plateforme d'hébergement, notamment ses journaux de compilation et d'exécution ; si vous activez les notifications mobiles, le relais de notification ainsi qu'Apple ou Google qui les acheminent ; et, seulement si vous le lui demandez, le fournisseur d'IA : pour lire un document pour vous — un document constitutif pour le formulaire de la société, ou un fichier pour le coffre — une fois les adresses, les dates de naissance et les coordonnées retirées; pour répondre à une question sur une règle; pour apparier les autres affaires d'une résolution aux clauses fixes de Standkeep; ou pour dire en mots simples ce qui est en suspens dans l'ensemble de vos sociétés, à partir des dates calculées par le moteur et de rien d'autre. Les renseignements conservés à l'extérieur d'un territoire peuvent être assujettis aux lois de ce territoire.

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée couvrant les cinq a été adoptée le 15 septembre 2026. Elle est refaite avant toute nouvelle communication de renseignements personnels québécois à l'extérieur du Québec, et revue au moins une fois par année.

6. Fournisseurs de services

Standkeep recourt à un petit nombre de fournisseurs pour fonctionner : une plateforme gérée de Postgres et de stockage de fichiers pour la base de données et le coffre-fort, une plateforme d'hébergement, un fournisseur de courriel transactionnel et un fournisseur de paiement. Chacun ne reçoit que ce que sa fonction exige, par contrat, et aucun n'est autorisé à utiliser vos renseignements à ses propres fins.

7. Durée de conservation

Les dossiers de compte et de société sont conservés tant que le compte existe. Supprimer le compte les supprime. Les registres d'envoi des rappels sont conservés tant qu'existe l'obligation à laquelle ils se rattachent, car ils sont la preuve qu'un rappel a été envoyé. Les billets de soutien sont conservés pour qu'une conversation puisse être reprise. Les factures, les notes de crédit et les paiements inscrits sont conservés tant que le compte existe et supprimés avec lui; les lois fiscales demandent à votre société de conserver ses registres six ans, alors exportez-les avant de supprimer le compte. Les dossiers devant être conservés pour des raisons fiscales ou légales le sont aussi longtemps que cela l'exige, et pas davantage.

8. Vos droits

Vous pouvez consulter ce qui est détenu, le corriger, tout exporter et supprimer le compte purement et simplement — le tout depuis le produit, sans demander à quiconque. La Loi 25 vous confère aussi le droit d'obtenir la communication de renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ce qu'est l'exportation, ainsi que le droit de retirer votre consentement. Lorsqu'une demande ne peut être satisfaite dans le produit, le soutien s'en charge.

9. Témoins

Standkeep dépose six témoins, tous strictement nécessaires et aucun n’étant un traceur : un qui vous garde connecté, un qui retient votre langue, deux que la bibliothèque de connexion dépose pendant que vous vous connectez — un jeton contre la falsification de requête intersites et l’adresse de retour —, un qui dure cinq minutes le temps de passer de votre mot de passe à votre code d’authentification, et un qui dure quinze minutes pour retenir que vous avez saisi le NIP de votre coffre dans ce navigateur. Il n’y a aucun témoin publicitaire, aucun script d’analyse tiers et aucun traceur intersites. Le témoin de session est limité à cet hôte seulement et n’est jamais déposé sur un domaine parent. Deux choses résident dans le stockage propre de votre navigateur sans être des témoins : une note indiquant que vous avez refusé l’offre d’installer Standkeep comme application, et une copie de la page qui indique que vous êtes hors ligne. Ni l’une ni l’autre ne vous identifie et ni l’une ni l’autre ne quitte votre appareil.

10. Sécurité

La connexion exige un mot de passe et, lorsque vous en avez configuré un, un second facteur ; le mot de passe n’est conservé que sous forme d’empreinte scrypt salée. Les documents résident dans un compartiment privé et ne sont lus que par des liens signés éphémères : soixante secondes pour un document ouvert dans l’application et dix minutes pour les liens joints à une exportation, qui doivent durer assez longtemps pour les télécharger. L’accès administratif aux dossiers des clients est limité par rôle, consigné dans un journal d’audit inaltérable, masqué par défaut et revu périodiquement — un démasquage est lui-même consigné avec le motif invoqué.

11. Enfants

Standkeep est un outil destiné aux sociétés et ne s'adresse pas aux enfants. Il ne recueille pas sciemment de renseignements personnels auprès d'une personne n'ayant pas atteint l'âge de la majorité.

12. Modification de la présente politique

Si la présente politique change d'une manière qui vous touche de façon importante, vous en serez informé par courriel avant l'entrée en vigueur du changement, et non par une date discrètement mise à jour en haut de la page.

13. Nous joindre

Les questions de confidentialité, les demandes d'accès et les plaintes vont au soutien et sont traitées par la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de LOONIELODGE INC. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, si vous êtes au Québec, de la Commission d'accès à l'information du Québec.